Wees niet anstig voor uw Microsoft-onderhandeling; Hoe u een Microsoft-onderhandeling kunt winnen 

Veel inkoop- en IT-afdelingen, van zowel grote als kleine bedrijven, kennen een bepaalde angst om te onderhandelen met Microsoft. Organisaties hebben namelijk snel de neiging om te denken dat de technologiegigant alle macht heeft bij de onderhandelingen, en dat het dus geen zin heeft om überhaupt te onderhandelen.  

Maar niks is minder waar. In dit artikel vertellen wij u waarom u niet bang hoeft te zijn voor Microsoft en hoe onderhandelen met de technologiegigant daadwerkelijk nuttig kan zijn voor uw organisatie.  

Waarom onderhandelen met Microsoft niet eng is 

Wij horen veel van klanten dat ze onderhandelen met Microsoft lastig vinden en toch een beetje spannend vinden, het is immers een grote technologiegigant die al lang bestaat en bijna een monopolie positie heeft. Toch hoeft onderhandelen met Microsoft niet eng te zijn, want: 

Ook Microsoft is gewoon een bedrijf: Ondanks dat Microsoft een groot bedrijf is, is het nog steeds een bedrijf waar mensen zoals u werken. En net als bij (bijna) elk ander bedrijf, is het primaire doel van Microsoft ook om winst te maken. Dit doet zij door producten en diensten aan te bieden die voldoen aan de behoeften van haar klanten. Microsoft erkent, net als elk ander bedrijf, dat klanttevredenheid essentieel is voor succes. Daarom is Microsoft bereid om samen te werken met haar klanten om tot een oplossing te komen waar beide partijen baat bij hebben. Minder klanttevredenheid kan immers zorgen voor lagere winsten.  

Onderhandelen is iets natuurlijks bij zakelijke relaties: De meeste zakelijke relaties vereisen onderhandeling, u bent dus zeker niet de enige die zal gaan proberen te onderhandelen met Microsoft. Het is immers een natuurlijk proces. Microsoft beschikt over een team van ervaren deskundigen die zich inzetten voor het ontwikkelen en vinden van de beste oplossingen voor hun klanten, en die ook dagelijks met klanten onderhandelen. Houd dus in gedachten dat u niet de eerste bent die zal onderhandelen. Dat maakt het waarschijnlijk al een stuk minder eng.  

Vaak zorgt onderhandeling met Microsoft voor een positief resultaat: Onderhandelen met Microsoft hoeft helemaal geen stressvolle of negatieve ervaring te zijn. Vaak zorgt onderhandelen met Microsoft namelijk juist voor een positief resultaat: een sterkere, meer bindende relatie tussen uw organisatie en Microsoft. Door effectief te onderhandelen kan uw organisatie namelijk een hoop voordelen behalen.  

De 3 voordelen van een goede onderhandeling met Microsoft     

Als u succesvol onderhandelt met Microsoft kunt u deze drie voordelen behalen:  

  1. Het kan leiden tot betere prijzen, wat een aanzienlijk verschil kan maken in de totale kosten als uw organisatie gebruikmaakt van meerdere Microsoft producten en diensten. Daarnaast kunt u als organisatie ook op andere manieren geld besparen, door bijvoorbeeld te onderhandelen over gunstige licentievoorwaarden. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld dure boetes voor niet-naleving vermijden. 
  2. Het kan leiden tot betere ondersteuning. Naast de financiële voordelen kan een goede onderhandeling met Microsoft ook toegang bieden tot nieuwe producten en diensten die uw organisatie kan helpen om concurrentie voor te blijven. Het opbouwen van een goede relatie met Microsoft zorgt namelijk voor meer samenwerking en ondersteuning. Dit kan van onschatbare waarde zijn voor organisaties die voor het runnen van hun bedrijf afhankelijk zijn van Microsoft producten en diensten. 
  3. Het kan leiden tot gezamenlijke marketing initiatieven. Als u effectief onderhandelt met Microsoft kan dit mogelijkheden bieden voor gezamenlijke marketing initiatieven. Dit kan ervoor zorgen dat u als bedrijf uw merk kunt promoten en een nieuw publiek kunt bereiken.  

Onderhandel uw EA, CSP, NCE, MPSA en overige contracten 

Zoals eerder aangegeven is Microsoft gewoon een bedrijf dat winst moet maken. Een bedrijf met veel producten en programmas waar klanten hun prodcuten af kunnen nemen. Voor bedrijven met meer dan 500 werkplekken is Enterprise Agreement een interessant programma. Hier zit veel onderhandelingsruimte in als de voorbereiding goed is. Daarnaast is er ook mogelijk om te onderhandelen over Microsoft CSP abonnementen. Veel organisaties weten dit niet, maar de mogelijkheid is er. Er zijn veel CSP aanbieders in de markt waardoor de onderhandeling heel interessant maakt. Maak gebruik van de mogelijkheden dat op alles onderhandeld kan worden. Ongeacht of dit nu gaat om een EA, CSP, NCE, MPSA, SPLA, Open Value of een Unified Support van Microsoft. De ene onderhandeling gaat rechtstreeks met Microsoft de ander onderhandeling is direct met de reseller, LSP, of een CSP partner. 

Hoe bereid ik me voor op een onderhandeling met Microsoft?  

Nu u weet wat voor voordelen u kunt behalen door effectief te handelen, en u ook begrijpt waarom onderhandelen met Microsoft niet eng hoeft te zijn, gaan we naar het leuke gedeelte: hoe u zich kunt voorbereiden op uw onderhandelingen met Microsoft.  

Ter voorbereiding op uw onderhandelingen met Microsoft volgen hier enkele tips die wij met onze jarenlange ervaring voor u hebben verzameld:     

Onderzoek, onderzoek, onderzoek 

Wij kunnen het niet vaak genoeg zeggen: doe grondig onderzoek voordat u uw onderhandeling begint. Het is verstandig om de producten, diensten en prijzen van Microsoft grondig te onderzoeken, hun sterke en zwakke punten te ontdekken en gebieden te identificeren waarop u kunt onderhandelen. Ook is het verstandig om te weten wat de concurrentie doet, zijn er bijvoorbeeld bedrijven die dezelfde diensten voor u kunnen leveren als Microsoft? En tegen welke prijs?  

Daarnaast is het ook belangrijk om onderzoek te doen naar uw eigen organisatorische behoeften. Leer hoe uw IT- en software roadmap kennen en zoek uit waar u bereid bent om compromissen te sluiten. Zo blijft u gefocust en voorkomt u ook dat uw organisatie onnodige concessies doet.  

Zorg er wel voor dat u alle onderzochte informatie (documenten, gegevens, contracten) verzamelt en meeneemt naar de onderhandeling. Hiermee kan u uw onderhandelingspunten ondersteunen. 

Ontwikkel relaties met het Microsoft team 

Als een klant met uw bedrijf gaat onderhandelen, wilt u ook positief benaderd worden toch? Dit geldt ook voor Microsoft. Laat Microsoft zien dat u hun producten, diensten en jullie samenwerking waardeert. Door een goede verstandhouding op te bouwen, lukt het om effectief te onderhandelen en kan het tot een wederzijds voordelige overeenkomst komen.  

Stel een team samen binnen uw organisatie 

Wij raden altijd aan, vooral als u een grote organisatie heeft, om een team samen te stellen die de onderhandeling gaat voorbereiden en gaat doen. Een team is namelijk essentieel voor uw onderzoeks reikwijdte, intern onderzoek en de beslissing over welke stappen u het beste kunt ondernemen. Zorg ervoor dat de leden van het team weten wat ze aan het einde van de onderhandeling met Microsoft willen bereiken en leg dit duidelijk vast. De teamleden kunnen afkomstig zijn uit de juridische sector, de IT-afdeling, de inkoopafdeling en/of een extern consultatiebureau, zodat u een onafhankelijk en onbevooroordeeld beeld krijgt van buitenaf van uw IT-situatie.  

Veel voorkomende fouten bij onderhandelingen met Microsoft     

Omdat we bij Q-Advise jarenlange ervaring hebben met onderhandelingen met Microsoft, weten wij ook wat de meest voorkomende fouten zijn van bedrijven als zij deze onderhandelingen in gaan. Om u te behoeden voor deze fouten, staan hieronder enkele veel gemaakte fouten die u kunt vermijden:  

  • Onvoldoende onderzoek doen: zoals net genoemd is het onwijs belangrijk om onderzoek te doen voor u de onderhandeling met Microsoft ingaat. Zonder de juiste voorbereiding zijn organisaties niet in staat om effectief te onderhandelen en gaan ze mogelijk akkoord met voorwaarden, licenties en clouddiensten die niet in hun belang zijn.    
  • Alleen focussen op geld: geld en prijzen zijn natuurlijk een cruciaal aspect van elke deal, maar het mag niet de enige overweging zijn. Het is verstandig om als organisatie ook rekening te houden met factoren als ondersteuning, training en licentievoorwaarden.  
  • Geen onderzoek doen naar alternatieven:  hoewel Microsoft bijna monopolie heeft in veel on-premises en cloud producten, moet u ook onderzoek doen naar andere leveranciers en oplossingen. Dit kan helpen bij het onderhandelen over betere voorwaarden en ervoor zorgen dat u het beste waar voor uw geld krijgt.    
  • Vragen naar korting: veel bedrijven gaan de onderhandelingen met Microsoft in zonder onderzoek te doen en vragen naar korting (zonder een specifiek percentage aan korting te noemen). Wij kunnen u vertellen: dit gaat niet werken. Vraag niet naar korting, maar weet vooraf precies wat u wilt. De beste strategie is om aan Microsoft te laten zien dat u heeft nagedacht over uw contract, hun producten en diensten en de prijs die u ervoor wilt betalen. Uw onderhandeling moet gericht zijn op het verkrijgen van de beste deal die voor uw organisatie werkt en waarde en de beste resultaten oplevert. U kunt alleen de controle hebben als u weet wat u precies heeft en wilt van Microsoft. Presenteer feiten en geen speculaties of vermoedens wanneer er vragen worden gesteld of voor de duidelijkheid.  
  • Alleen onderhandelen: als u bij dit artikel bent uitgekomen is de kans groot dat u geen kaas gegeten heeft van onderhandelen met Microsoft. Het is dan niet verstandig om alleen met Microsoft te gaan onderhandelen. Neem daarom contact op met Microsoft-experts uit de branche die dagelijks onderhandelen. Zij zullen voor de beste deal zorgen. 

Hulp nodig bij uw Microsoft EA of CSP onderhandeling?  

Heeft u hulp nodig bij uw Microsoft onderhandeling? Wij kunnen u helpen. Bij Q-Advise zijn we gespecialiseerd in het leveren van een reeks onafhankelijke Microsoft-diensten. Deze diensten zijn op maat gemaakt om bedrijven zoals die van u te helpen. 

Met onze onafhankelijkheid, expertise en jarenlange ervaring kunnen wij u begeleiden bij het proces van interne audit tot en met de contractonderhandeling, zodat u optimaal presteert en uw bedrijfsdoelstellingen behaalt met uw Microsoft producten.  

Neem vandaag nog contact met ons op om er achter te komen wat wij voor uw onderhandeling met Microsoft kunnen betekenen. Wij helpen u onafhankelijk en onderhandelen in het belang van uw organisatie. Benut onze onafhankelijke Microsoft expertise in uw voordeel met helder advies en grote besparingen tot gevolg. 

Kom in contact