Raamovereenkomst Microsoft en VNG: dit is wat u moet weten!
In december 2022 hebben Microsoft en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een nieuwe raamovereenkomst afgesloten. Deze overeenkomst is bedoeld om gemeenten meer flexibiliteit en betere voorwaarden te bieden bij het gebruik van Microsoft producten en – diensten.
De raamovereenkomst vormt een belangrijke stap in het moderniseren van de digitale infrastructuur van gemeenten, en biedt hen toegang tot belangrijke digitale tools. In dit artikel vertellen we u meer over de inhoud van deze overeenkomst, de belangrijkste verschillen ten opzichte van de vorige regeling, en de voordelen voor gemeenten en andere klanten die hieraan deelnemen.
Wat houdt de raamovereenkomst tussen Microsoft en VNG in?
De nieuwe raamovereenkomst tussen VNG en Microsoft richt zich in eerste instantie op het ondersteunen van gemeenten bij hun digitale transformatie, met als doel efficiëntere en modernere dienstverlening aan burgers. De overeenkomst biedt gemeenten toegang tot een breed scala aan Microsoft producten en – diensten, zoals bijvoorbeeld de populaire cloud oplossingen van Microsoft Azure, Microsoft 365, en andere software bundels die belangrijk zijn voor het functioneren van moderne overheidsorganisaties.
Belangrijkste verschillen en verbeteringen
De nieuwe raamovereenkomst tussen Microsoft en VNG brengt verschillende verbeteringen met zich mee in vergelijking met de vorige. Een aantal opvallende veranderingen zijn bijvoorbeeld:
Verlagen van het minimum aantal gebruikers
Een van de belangrijkste verbeteringen is de verlaging van het minimum aantal gebruikers dat een gemeente moet hebben om in aanmerking te komen voor de Microsoft-diensten. Voorheen was er een hogere drempel, wat ervoor zorgde dat kleinere gemeenten soms meer licenties aan moesten schaffen dan ze daadwerkelijk nodig hadden. Dit zorgde vaak voor onnodige kosten. Met de nieuwe regeling kunnen zelfs kleinere gemeenten makkelijker instappen en alleen betalen voor het daadwerkelijke gebruik.
Afschaffen van de 90/10-regel
In de vorige raamovereenkomst gold de zogenaamde 90/10-regel. Dit betekende dat ten minste 90% van de gebruikers eenzelfde profiel moest hebben, terwijl slechts 10% van de gebruikers een afwijkend profiel mocht hebben. Deze regel beperkte de flexibiliteit van gemeenten bij het inrichten van hun gebruikersprofielen en licenties. De nieuwe overeenkomst schaft deze regel af, waardoor gemeenten nu op maat gebruikersprofielen kunnen samenstellen. Dit maakt het mogelijk om een veel diverser gebruik van Microsoft-producten te faciliteren, waarbij bijvoorbeeld medewerkers die minder digitale tools nodig hebben, andere licenties kunnen krijgen dan medewerkers die intensief gebruikmaken van bepaalde software.
Flexibele instapmomenten
In deze raamovereenkomst is er meer ruimte voor flexibiliteit bij het bepalen van instapmomenten. Voorheen waren er strikte deadlines en termijnen waarbinnen gemeenten moesten overstappen of nieuwe diensten moesten afnemen. De nieuwe regeling biedt meer mogelijkheden voor gemeenten om op momenten die voor hen geschikt zijn in te stappen of op te schalen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer een gemeente bezig is met een andere transformatie of een reorganisatie.
Betere voorwaarden en lagere kosten
Deze raamovereenkomst biedt ook betere financiële voorwaarden voor gemeenten. Door de schaalvoordelen van de collectieve overeenkomst kunnen deelnemende gemeenten profiteren van lagere licentiekosten en betere tarieven voor aanvullende diensten. Deze kostenbesparingen kunnen fors oplopen, vooral voor kleinere gemeenten die voorheen hogere prijzen moesten betalen vanwege hun kleinere afname.
Voordelen voor gemeenten
De voordelen van deze nieuwe raamovereenkomst zijn duidelijk en direct voelbaar voor gemeenten en andere betrokken klanten:
- Kostenbesparing: Door de verlaging van het minimum aantal gebruikers en het afschaffen van de 90/10-regel kunnen gemeenten hun licenties veel efficiënter afnemen, wat leidt tot kostenbesparingen. De betere condities en schaalvoordelen zorgen er bovendien voor dat deelnemende gemeenten lagere kosten hebben dan voorheen.
- Minder administratieve last: De mogelijkheid om flexibel in te stappen en gebruikersprofielen aan te passen biedt gemeenten veel meer vrijheid om de juiste producten en diensten af te nemen die passen bij hun specifieke behoeften. Dit vermindert ook de administratieve last die gepaard gaat met het bijhouden van licenties en gebruikersprofielen.
- Oplossingen op maat: Gemeenten hebben nu meer controle over welke Microsoft-diensten ze willen afnemen, afhankelijk van hun organisatiegrootte en specifieke behoeften. Dit maakt het mogelijk om technologie-oplossingen op maat te implementeren, zonder vast te zitten aan de standaardmodellen.
- Toegang tot innovatie: Microsoft investeert voortdurend in nieuwe technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI), cloud computing en cybersecurity-oplossingen. Door deel te nemen aan de raamovereenkomst krijgen gemeenten eenvoudig toegang tot deze innovaties, wat hen kan helpen om hun digitale dienstverlening naar een hoger niveau te tillen.
Microsoft producten en diensten voor uw gemeente?
Bij Q-Advise hebben we jarenlange ervaring met Microsoft-diensten en -licentiestructuren, wij kunnen u dus ook alles vertellen over de raamovereenkomst tussen Microsoft en VNG en hoe deze overeenkomst voordelig zou kunnen zijn voor uw gemeente.
We begrijpen dat het kiezen van de juiste licentie complex kan zijn, maar we staan klaar om uw gemeente te helpen met onafhankelijk advies. Ons doel is om altijd licentieregels toe te passen in het belang van uw gemeente of organisatie, en niet dat van Microsoft.
Neem vandaag nog contact op voor deskundig advies en ontdek hoe wij uw gemeente kunnen ondersteunen.