Microsoft’s New Commerce Experience (NCE) contractonderhandelingen voor IT inkopers en IT afdelingen

Voor veel overheidsinstanties en commerciële bedrijven is Microsoft cloud inmiddels de normaalste zaak van de wereld geworden. Maar dit was niet altijd zo. De Corona crisis heeft een belangrijke rol gespeeld in de overgang voor veel bedrijven van on-premise naar de cloud, mensen moesten immers steeds meer thuis gaan werken en dus groeide de behoefte naar een cloud waar iedereen bij kon, zowel op kantoor als thuis.  

Maar Microsoft zou Microsoft niet zijn als ze haar spelregels niet met regelmaat zou veranderen. Dit is helaas ook gebeurd met de cloud producten en cloud licentiemodellen van Microsoft. Veel klanten worden hierdoor opeens geconfronteerd met hoge prijsverhogingen van hun Microsoft CSP partner bij de gedwongen overstap naar het Microsoft New Commerce Experience (NCE) licentiemodel. Het is daarom van belang om goed in kaart te hebben waarin u als Microsoft CSP klant uw investering doet en hoe slim de Microsoft bundels zijn samengesteld.  

Verplichte migratie van Microsoft CSP naar Microsoft NCE 

Cloud Solution Provider (CSP) was het programma van Microsoft waar Microsoft partners cloud producten kunnen aanbieden aan hun eindklanten. De bekendste voorbeelden van cloud producten van Microsoft zijn Office 365, Exchange Online, Dynamics en Azure. Vanaf januari 2024 zijn alle bestaande Microsoft CSP licenties omgezet naar het nieuwe NCE-licentiemodel.  

Microsoft NCE hanteert drie abonnementsvormen: per maand, per jaar en per drie jaar. Dit zijn de verschillen:  

  • Microsoft NCE per maand: als u kiest voor een maandabonnement dan kunt u per maand de aantallen verlagen en/of verhogen en heeft u per maand een prijsbescherming. Als u kiest voor een maandabonnement betaalt u wel zo’n twintig procent meer dan wanneer u kiest voor een jaarabonnement. 
  • Microsoft NCE per jaar: als u kiest voor een jaarabonnement dan heeft u de mogelijkheid om de prijs van uw abonnement voor een jaar vast te zetten. Zo krijgt u niet te maken met onverwachte prijsschommelingen.  
  • Microsoft NCE per drie jaar: met een Microsoft NCE abonnement voor drie jaar heeft u de mogelijkheid om voor drie jaar de prijzen te bevriezen. Na deze drie jaar bent u natuurlijk niet meer zeker van de huidige prijzen. De kans dat u meer gaat betalen dan nu is vrij groot. Deze aanname doen we op basis van de afgelopen jaren waarin Microsoft vrijwel jaarlijks een prijsverhoging heeft doorgevoerd.  

Prijsverhoging met komst Microsoft NCE  

Zoals net al even genoemd zijn met de komst van het NCE licentiemodel ook de prijzen flink gestegen. Wij zien dat veel Microsoft cloud gebruikers worstelen met deze prijsverhoging en op zoek zijn naar manieren om hun NCE cloud kosten te verlagen. Veel van deze gebruikers nemen daarom contact op met ons cloud optimalisatie team om hun pijn te verzachten. Zij zoeken hulp om hun cloud omgeving te optimaliseren en mogelijkheden te bespreken voor contractonderhandeling over hun nieuwe NCE contract. Op het moment dat u uw Microsoft NCE overeenkomst wilt gaan verlengen, of een nieuwe overeenkomst wilt afsluiten, moet u als organisatie eerst inzicht krijgen in wat de huidige status en behoefte is van uw cloud omgeving voordat u begint met onderhandelen of optimaliseren.  

Inzicht in Microsoft cloud gebruik 

Hoe krijgt u nou het beste inzicht in het Microsoft cloud gebruik? Dit doet u door te inventariseren, dit is het proces van het identificeren, registreren en documenteren van alle cloud producten die binnen de organisaties aanwezig zijn. Neem hierin ook de cloud producten mee die niet in gebruik zijn.  

Het doel van dit proces is om inzicht te krijgen in de operationele behoeften van een organisatie. Deze behoeften zijn bij veel organisaties niet helder. Klanten hebben vaak geen goed zicht op welke Microsoft cloud bundels de medewerkers gebruiken of moeten gebruiken. Daarnaast is het voor klanten moeilijk om de functionaliteiten van Microsoft 365 bundels te maximaliseren. Laat staan dat klanten weten naar welke bundels hun medewerkers kunnen downgraden.  

Binnen Q-Advise gebruiken wij daarom de laatste technieken gebaseerd op kunstmatige intelligentie: Q360. 

Q360 is een op Microsoft Office 365 gerichte en op Artificial Intelligence (AI) gebaseerde Cloud tool die inzicht brengt in de belangrijkste feiten: 

  • Wat niet in gebruik is en wat wel in gebruik is; 
  • De Microsoft Cloud bundels die het beste passen bij de organisatie;  
  • Het besparingspotentieel van de organisatie 

Veel klanten betalen onbewust veel te veel voor Microsoft cloud producten en hebben geen goed beeld waar hun optimalisatie kansen liggen. Nu klanten steeds meer gebruik maken van Microsoft cloud services, wordt het voor ondernemingen steeds belangrijker om naast inzicht en optimalisaties ook te onderhandelen over de gunstigste voorwaarden voor hun NCE cloud-contract. 

De Microsoft CSP en NCE onderhandeling 

Als u met Microsoft gaat onderhandelen over een NCE licentie moet u zorgen dat u goed voorbereid bent. Doe daarom vooraf een evaluatie van functies en prijsstructuren, en vergelijk het contract wat u bij Microsoft wil afsluiten ook met het contract van de concurrent. Daarnaast is inzicht in de abonnement opties ook nuttig tijdens een onderhandeling, hierdoor weet u zeker dat u voor de best mogelijke deal onderhandelt.  

Korte en lange termijn behoefte speelt vervolgens ook een belangrijke rol tijdens de onderhandeling in het bereiken van de doelstelling: de meest optimale Microsoft NCE overeenkomst te sluiten voor de organisatie. Vaak is het bijvoorbeeld voordeliger om de prijzen voor een jaar of drie jaar vast te zetten, maar wie weet is die behoefte er helemaal niet.  

Als laatste is het altijd raadzaam om een externe partij de onderhandelingen uit te laten voeren. NCE partijen zijn hier extra gevoelig voor. Zij weten dat deze externe onderhandelaars de Microsoft verdienmodellen kennen en geen cent te veel kunnen vragen. Naast de beste onderhandelaars heeft Q-Advise haar Q360 AI gestuurde cloud tooling om duidelijke rapportages op te leveren. Met het daadwerkelijk cloud gebruik, dus met harde feiten kunnen wij strategische stappen nemen tijdens de onderhandeling.  

Op vrijwel alle NCE cloud producten kan goed onderhandeld worden, denk bijvoorbeeld aan producten als; 

  • Microsoft Office 365 E3 of E5 
  • Microsoft Power BI Pro  
  • Microsoft Power BI Premium P1 
  • Microsoft Team Essentials 
  • Microsoft Azure AD Premium P1  
  • Power Apps per plan  
  • Microsoft 365 Business Premium  
  • Dynamics Sales Enterprise  
  • Microsoft Azure AD Premium P2  
  • Windows 10/11 Enterprise E3  
  • Microsoft Azure  

Wat zijn de belangen van de CSP partners? 

Als verkopende partij liggen de belangen van een CSP partner bij de verkoop van Microsoft cloud licenties. Eenn CSP partner heeft als taak om licenties te verkopen en op te treden als de adviseur van hun klanten. Door de komst van CSP, heeft de CSP partner meer middelen om een relatie met hun klanten aan te gaan. Microsoft beloond ze hiervoor.

Naast dat ze een incentive krijgen van Microsoft, maken ze ook nog marge op het cloud product dat ze aan u verkopen. In tegenstelling tot de NCE partners heeft Q-Advise geen enkel ander belang dan dat van de klant in dit proces. Dit komt door het feit dat Q-Advise geen Microsoft partner is. Wij treden op als een onafhankelijke Microsoft adviespartij.

Als organisatie geloven wij dat alleen een optimaal contract behaald kan worden wanneer levering en advies gescheiden worden. Hierdoor is Q-Advise in de mogelijkheid volledige transparantie te geven over het door Microsoft ontwikkelde proces waarin NCE partners goed worden beloond van de keuzes die de klant maakt. In veel gevallen is het geen eigen keuze maar een commercieel advies van de NCE partner. Wij zien dat veel NCE partijen bewust cloud services niet optimaliseren en listprijzen aanbieden aan klanten in de hoop dat klanten dit niet zien. Helaas hebben klanten geen goed beeld in de kostenstructuur van Microsoft NCE. Wanneer deze inzichten duidelijk zijn geeft het de klant de noodzakelijke controle en munitie om de optimale NCE / CSP overeenkomst op tafel te krijgen. Q-Advise is bij uitstek de partij die hierbij kan helpen. 

Waar liggen uw kansen tijdens de Microsoft NCE onderhandeling?  

Het NCE onderhandelingsproces is een proces waar Q-Advise ruime ervaring mee heeft, een expertise die wij wekelijks inzetten met interessante besparingen als resultaat. Onafhankelijk en helder Microsoft NCE advies en onderhandeling.  

Doelstellingen bij een Microsoft NCE contractonderhandeling zijn:  

  • Inventariseren huidige en toekomstige cloud situatie;  
  • Adviseren over het af te sluiten NCE contract  
  • Benchmark uitvoeren bij NCE aanbieders  
  • Onderhandelingen voeren met de Microsoft NCE Partner  
  • Onderhandeling over de prijs per cloud product  
  • Akkoord en tekenen van het nieuwe NCE contract  

Dit proces hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet wel gebeuren wanneer u als klant geen geld wilt verspillen aan veel te dure cloud licenties. Volgens ons zijn cloud licenties bij NCE Partner A nog steeds hetzelfde als cloud licenties bij NCE partner B. Waarom zou u meer willen betalen voor dezelfde cloud licentie?  

Onze motivatie is niet om u weg te krijgen bij uw huidige partner. Nee, onze motivatie is om u te helpen inzicht te krijgen in de besparingspotentieel. Spreek met één van onze klanten die flink heeft bespaard op hun Microsoft NCE contract.  

Wilt u meer weten over Microsoft NCE onderhandeling en wat dat voor jullie kan opleveren? Dan bent u bij Q-Advise aan het goede adres. Als onafhankelijke Microsoft experts op het gebied van contractonderhandeling en contract optimalisatie staan we jullie graag bij met onze expertise en deskundig advies. Neem gerust contact met ons op. 

Kom in contact