Microsoft software aanschaffen? Dit is de basis wat u moet weten!

Als u van plan bent om te gaan investeren in Microsoft diensten en software voor uw organisatie, is het belangrijk om te begrijpen hoe het licentiëren van Microsoft diensten en software in zijn werk gaat.  

Er zijn veel licentie opties en mogelijkheden als u software en diensten gaat aanschaffen bij Microsoft, en u wilt natuurlijk kiezen wat het beste bij uw organisatie past. In dit artikel vertellen wij u alles wat u moet weten als u software en diensten bij Microsoft gaat licentiëren.  

Diverse manieren van licentiëren 

Als u een software licentie gaat aanschaffen van Microsoft, kan dit op verschillende manieren:  

Full Packaged Product (FFP) 

De eerste optie is om een software licentie aan te schaffen als een Full Packaged Product (FPP). Een Full Packaged Product wordt ook wel een retail product genoemd, deze wordt namelijk verkocht in een consumentenverpakking (een box) en kan aangeschaft worden bij verschillende retailers. FFP’s zijn eigenlijk bedoeld voor klanten die niet tegelijkertijd een nieuwe PC aanschaffen. Over het algemeen geldt: één box, één licentie. Daarom wordt deze optie vaak gebruikt door consumenten, en niet door organisaties. Want als u meerdere licenties wilt inkopen dient u dus ook meerdere FFP’s aan te schaffen.  

  • Voordelen: als u een box aanschaft, kunt u gelijk aan de slag. Een box bevat namelijk alles wat u nodig heeft om de software te installeren.  
  • Nadelen: vaak is een FFP best duur. Daarnaast kan alleen de versie gebruikt worden die de box bevat, wilt u updaten naar een andere versie? Dat kan dus niet. Ook zit er papieren rompslomp aan vast, om te bewijzen dat u de licentie bezit moet u namelijk altijd uw bonnetjes, de originele bestanden en handleidingen en de COA (certificaat van authenticiteit) bewaren.  

Met een nieuwe PC – OEM licenties 

Een tweede optie om Microsoft software te licentiëren is tegelijkertijd met een nieuwe computer. U dient er dan voor te zorgen dat de software al geïnstalleerd staat op het apparaat als u deze koopt. Deze licenties worden ook wel OEM licenties genoemd (Original Equipment Manufacturer).  

  • Voordelen: de software is al geïnstalleerd. U hoeft dus niet zelf het ei van Columbus nog uit te zoeken om alles zelf te installeren.  
  • Nadelen: de software kan niet gedeeld worden, en is alleen beschikbaar op het nieuwe apparaat. Heeft u dus meerdere werknemers? Dan zou u hen allemaal een nieuwe computer moeten geven om met deze optie software te licentiëren. Ook hier geldt dat de eigenaar ten alle tijde het bonnetje, de originele bestanden en handleidingen en de COA moet bewaren.  

Microsoft volume licenties 

Deze optie wordt het meest gebruikt bij zowel grote organisaties als kleinere bedrijven. Daarom zullen we er in dit artikel ook wat vaker bij stilstaan. Onder Microsoft Volume licensing kunnen organisaties diverse licenties aanschaffen voor meerdere gebruikers, of meerdere apparaten tegelijkertijd. Onder volume licensing hangen verschillende licentie programma’s: de welbekende Microsoft Enterprise Agreement (EA), Open Value, en MPSA (vroeger Select). Deze licentiestrategie is alleen mogelijk voor organisaties die vijf licenties of meer nodig hebben.  

  • Voordelen: het grootste voordeel aan Microsoft volume licensing is de tijdsefficiëntie. Stel dat u bijvoorbeeld voor twintig apparaten een Office Standard licentie nodig heeft, dan ontvangt u maar een activeringssleutel die twintig downloads mogelijk maakt. Daarnaast kunt u volume licenties ook de-installeren en weer opnieuw installeren van het ene apparaat naar de volgende. Dat maakt volume licensing een flexibele optie.  
  • Nadelen: als uw organisatie maar drie of vier licenties nodig heeft, is volume licensing geen optie.  

Ontdek welke Microsoft licentie die bij uw bedrijf past met Q-Advise!  

Microsoft volume licenties: welke soorten zijn er? 

Zoals net genoemd, is voor organisaties (zowel groot als klein) de beste optie vaak om een volume licentie aan te schaffen. Stel dat u ook voor deze optie wil kiezen, is het verstandig om te weten welke type volume licenties er op de markt zijn. Onder Microsoft volume licensing onderscheiden we drie verschillende licentie programma’s:  

Microsoft Enterprise Agreement (EA) 

Microsoft EA is een overeenkomst die speciaal door Microsoft is ontwikkeld voor grote organisaties met meer dan vijfhonderd apparaten of gebruikers. De enige uitzondering die hierop geldt zijn publieke bedrijven, zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties, zij moeten minstens 250 apparaten of gebruikers hebben. De benodigde hoeveelheid aan licenties wordt aangeschaft nadat het aantal gestandaardiseerde werkplekken is geteld. De prijs voor de EA licenties wordt dan vervolgens vastgelegd voor een periode van drie jaar. Na deze drie jaar worden de licenties eeuwigdurend, u kunt dan de desbetreffende versie van de software (bijvoorbeeld Microsoft Exchange Server 2019) eeuwigdurend gebruiken. Naast dat u EA licenties kunt huurkopen, is het ook mogelijk om ze te huren. Dan worden ze na de drie jaar niet eeuwigdurend, u gaat in dit geval een Microsoft Enterprise Subscription Agreement aan.  

Meer hierover kunt u lezen in ons vorige artikel! 

Open Value 

Open Value licenties zijn ook beschikbaar voor kleinere bedrijven. Deze manier van volume licensing kan namelijk al gebruikt worden als u tenminste vijf licenties voor willekeurige Microsoft producten en/of diensten afneemt. Bij Open Value licenties heeft Microsoft een vaste prijs vastgesteld voor alle branches en verschillende organisaties. Net als Microsoft EA is Open Value ook een driejarige overeenkomst. Ook voor Open Value is er een huur abonnement beschikbaar: Open Value Subscription.  

MPSA (vroeger Select) 

Het MPSA (Microsoft Products and Services Agreement) licentie programma is ontwikkeld door Microsoft voor middelgrote tot grote organisaties, en overheden met een decentrale besluitvorming. Voorheen kon dit licentie programma aangeschaft worden onder de naam ‘Select’. De MPSA overeenkomst wordt afgesloten op basis van een prognose en is gebaseerd op transacties, dit betekent dat u bij elke extra installatie weer een inkooporder moet plaatsen om de extra licenties af te nemen. Uw investeringen kunnen eventueel gespreid plaatsvinden, mits er Software Assurance wordt afgenomen.  

Cloud Solution Provider (CSP) 

Microsoft Volume licensing – de extra opties 

We hebben de termen eeuwigdurende licentie en Software Assurance net al even laten vallen. Beide termen horen bij de Microsoft volume licentie structuur, en worden vaak gezien als extra opties. Hieronder leggen we u haarfijn uit wat u moet weten over deze extra opties, zodat u kunt bepalen of u deze opties nodig heeft in uw organisatie.  

Eeuwigdurend gebruiksrecht of niet? 

Als u een eeuwigdurende licentie (perpetual license) aanschaft, heeft u het recht om een bepaalde versie/editie van software te installeren. Stelt u zich bijvoorbeeld voor dat u een licentie aanschaft voor Microsoft Exchange Server 2019, dan kunt u deze eeuwigdurend gebruiken. Handig toch? Niet helemaal.. Er zit namelijk een addertje onder het gras: zonder een onderhoudsprogramma zoals Software Assurance kunt u geen updates uitvoeren en heeft u dus niet het recht om een hogere of nieuwere versie te gebruiken.  

Software Assurance 

Dit is misschien wel een van de meest gestelde vragen die wij krijgen van onze klanten: “Wat is Microsoft Software Assurance en heb ik het nodig?”. Microsoft Software Assurance is eigenlijk een overkoepelende naam die de diensten die Microsoft levert om de aanschaf, het onderhoud en het beheer van de software programma’s in uw organisatie te beschrijven. Het is alleen verkrijgbaar als u een volume licentie aanschaft bij Microsoft. Om het even simpel uit te leggen: Als u Software Assurance (SA) aanschaft, koopt u het recht op de toekomstige versies van een software product. SA schaft u vaak aan voor een periode van drie jaar, waarin u 25 % (voor server producten) en 29% (voor desktop producten) van het oorspronkelijke aankoopbedrag aan Microsoft betaalt. Mocht er in die twee/drie jaar een nieuwe versie van uw software producten op de markt komen, dan heeft u daar recht op.   

Hulp nodig bij de aanschaf van uw Microsoft volume licenties? 

Microsoft probeert met haar vele licentie opties het gemakkelijk te maken voor organisaties om een licentiestructuur te vinden die bij hun past. Maar door de vele licentie structuren en manieren om licenties aan te schaffen kan het soms zijn dat u door de bomen het bos niet meer ziet.  

Bij Q-Advise hebben we onze specialisatie gemaakt van het leveren van diverse onafhankelijke Microsoft diensten. Wij werken altijd in het belang van uw organisatie en niet in het belang van Microsoft. Met onze onafhankelijkheid en jarenlange ervaring kunnen wij u begeleiden bij het volledige proces: van het uitzoeken welke licentiestructuur het beste bij uw organisatie past, tot het installeren van deze licenties.  

Wilt u weten wat wij voor uw organisatie kunnen doen? Neem dan vandaag nog contact met ons op om er achter te komen hoe wij u kunnen helpen als het gaat om het licentiëren van Microsoft software voor uw organisatie. Q-Advise is honderd procent onafhankelijk en zal altijd de licentieregels in het belang van uw organisatie toepassen, en niet in het belang van Microsoft.  

Kom in contact