Microsoft Exchange Server 2019 licentiëren? Dit zijn de regels die u moet weten!

Elke organisatie is anders, dat zijn wij met u eens. Maar er zijn wel twee belangrijke dingen die (bijna) elke organisatie gebruikt: een agenda en een mailbox. Nu kunt u er natuurlijk voor kiezen om een papieren agenda te kopen en brieven te versturen, maar we leven in het digitale tijdperk, dus alles gaat online. Om gebruik te maken van e-mail en een agenda op uw laptop, mobiele telefoon of waar dan ook dient u software te licentiëren. Veel organisaties kiezen voor Microsoft als het gaat om een e-mail- en agenda-server.  

In dit artikel gaan we het hebben over Microsoft Exchange Server 2019: de agenda- en e-mailserver van Microsoft. We vertellen u wat het inhoudt, hoe u de beste licentie voor uw organisatie kiest en wat de vereisten zijn. Zodat u goede doordachte keuzes kunt maken voor uw organisatie.  

Wat is Microsoft Exchange Server 2019? 

Microsoft Exchange Server is een e-mail- en agenda-server ontwikkeld door Microsoft. Microsoft wil, zoals elk bedrijf natuurlijk, het liefst dat hun klanten alles bij hun afnemen. Daarom kan Microsoft Exchange Server alleen op Windows Server besturingssystemen draaien. Exchange Server is een product voor de zakelijke markt en biedt gebruikers toegang tot het berichten platform Exchange vanaf webgebaseerde systemen, mobiele apparaten en desktops. Gebruikers van Microsoft Exchange Server kunnen samenwerken door het delen van agenda’s en documenten, en daarnaast zijn deze documenten ook nog eens beveiligd als u gebruik maakt van de vele opslag- en beveiligingsfuncties in Microsoft Exchange Server.  

Nu denkt u misschien “maar waar staat dat getal 2019 dan voor?”, het getal 2019 staat voor de versie. De eerste versie van Exchange Server die Microsoft uitbracht was Exchange Server 4.0, deze kwam uit in 1996. De meest recente versie van Exchange Server is Microsoft Exchange Server 2019. Deze kwam uit op 22 oktober 2018.  

Wordt Microsoft Exchange Server 2019 niet snel vervangen door een nieuwere versie?  

Een vraag die wij veel van onze klanten ontvangen is “2019 is al best lang geleden, is er dan niet een groot risico dat Microsoft Exchange Server 2019 al snel achterhaald is?” Het antwoord hierop is nee. In 2022 heeft Microsoft aangekondigd dat de volgende on-premise versie van Microsoft Exchange Server pas in oktober 2025 zal verschijnen. Tot 14 oktober 2025 hoeft u zich nergens zorgen om te maken, de huidige versies van Microsoft Exchange Server (2016 en 2019) zullen nog door Microsoft worden ondersteund. Na deze datum zal alleen de nieuwe 2025 versie nog worden ondersteund. Dit betekent niet dat u als organisatie Microsoft Exchange Server 2019 helemaal niet meer kan gebruiken, maar dit betekent dat er vanaf die datum geen (security) updates meer zullen worden aangemaakt. Van de 2025 versie zijn er nog geen naam, abonnementsmodellen of prijzen bekendgemaakt.  

Deskundig en onafhankelijk licentieadvies voor uw Exchange licenties? Neem vandaag nog contact op met de experts van Q-Advise! 

Server en CAL licenties 

Zoals net al even genoemd, houdt Microsoft graag haar klanten bij zich voor alle producten. Daarom heeft u om gebruik te maken van Microsoft Exchange Server een Windows Server besturingssysteem nodig.  

Maar hoe schaft u deze dan aan? Het eerste wat u moet doen is een server licentie kopen voor elke server. Daarna dient u Client Access Licenses (CAL’s) aan te schaffen voor uw apparaten (device CAL) of gebruikers (user CAL). Een CAL kan beschouwd worden als een soort sleutel: elke gebruiker of elk apparaat heeft zijn eigen sleutel nodig om de server te ‘openen’. Net zoals elke deur een eigen unieke sleutel nodig heeft om een slot open te maken, heeft elke gebruiker (user CAL) of elk apparaat (device CAL) zijn eigen sleutel nodig om toegang te krijgen tot de server. Meer informatie hierover vindt u in een van onze vorige artikelen 

Vereisten voor de installatie van Microsoft Exchange Server 2019 

Er zijn een aantal vereisten waaraan moet zijn voldaan voordat u Microsoft Exchange Server 2019 kunt installeren en licentiëren. Zoals net genoemd moet het besturingssysteem hoe dan ook een Windows Server zijn, maar deze moet ook nog minimaal Windows Server 2012R2 zijn. Daarnaast moet de ondersteunde versie van Windows x64 geïnstalleerd zijn en moet er een processor van 64-bits aanwezig zijn. Ook zijn er belangrijke vereisten voor het geheugen (minimaal 128 GB) en de schijf: 

  • De schijf waarop u installeert moet ten minste 30 GB aan vrije ruimte hebben.  
  • De systeemschijf moet ten minste 200 MB aan vrije ruimte hebben.  
  • De schijf met de berichten wachtrij database moet ten minste 500 MB aan vrije ruimte hebben.  

Hoe kies ik de juiste licentie voor mijn organisatie? 

Als u een Windows server besturingssysteem heeft en voldoet aan de andere vereisten, is het tijd om Microsoft Exchange Server 2019 te gaan licentiëren – maar hoe kiest u nou de juiste licenties voor uw organisatie? Allereerst is het handig om te weten dat Microsoft Exchange Server licenties beschikbaar zijn in Standard- en/of Enterprise edities. Beide server licenties kunnen ook worden gebruikt in combinatie met Standard- en/of Enterprise CAL’s. Hieronder leggen we u uit welke licentie u het beste kunt kiezen voor welke soort organisatie:  

  • Heeft u een kleine tot middelgrote organisatie met beperkte schaalbaarheid en niet zo veel gebruikers? Kies dan voor Exchange Server 2019 Standard.  
  • Heeft u een grote organisatie met hoge schaalbaarheid en een groot aantal gebruikers? Of heeft u een geclusterde omgeving die hoge beschikbaarheid nodig heeft? Kies dan voor Exchange Server 2019 Enterprise.  
  • Als u wilt dat uw gebruikers toegang hebben tot fundamentele e-mail en agenda-informatie kiest u voor Exchange Server 2019 Standard.  
  • Als u geïntegreerde archiveringsfuncties, functionaliteiten en informatie beschermingsmogelijkheden wilt in uw bedrijfsvoering kiest u voor een Exchange Server 2019 Enterprise CAL voor Unified.  
  • Wilt u ook de rechten op gegevensverliesbescherming en Exchange online bescherming verwerven? Dan kunt u het beste kiezen voor een Exchange Server 2019 Enterprise CAL met actieve software assistance en services.  

Ook nog belangrijk om te weten: Standard- of Enterprise CAL’s kunnen gebruikt worden met Standard- of Enterprise edities. Kies uw server licentie op basis van de benodigde schaalbaarheid, en uw CAL’s op basis van de vereiste functionaliteit.  

Toegang tot uw Exchange mailbox 

Als u een licentiestructuur heeft gekozen, kunt u gebruik gaan maken van Microsoft Exchange Server 2019. Gebruikers van de server hebben de keuze uit verschillende mogelijkheden voor toegang tot hun Exchange mailbox:  

  • Microsoft Outlook 2021 is de zakelijke Exchange mailbox. Het maakt deel uit van de licenties Office Standard en Professional Plus 2021, maar kan ook los gekocht worden.  
  • Met Outlook via internet hebben gebruikers toegang tot hun Exchange mailbox vanaf vrijwel elke internet browser.  
  • Outlook en agenda zijn ook verkrijgbaar als apps voor Android en iOS apparaten bij de desbetreffende stores.  

In principe kunnen u en uw medewerkers dus altijd bij jullie Exchange mailbox – als uw medewerkers thuis werken, kunnen ze ook via Outlook op internet inloggen of via de app op hun telefoon. Houd er wel rekening mee dat de gebruikers die toegang hebben wel een licentie moeten hebben verkregen voor de relevante Exchange Server 2019 CAL’s, afhankelijk van welke functionaliteiten ze gaan gebruiken.  

Hulp nodig bij het licentiëren van Microsoft Exchange Server 2019? 

Misschien klinkt het na het lezen van dit artikel nog steeds allemaal als abacadabra voor u. En dat kan, Microsoft heeft complexe licentie structuren en vereisten voor licentiëren.  

Bij Q-Advise hebben we gelukkig inmiddels jarenlange ervaring met de complexe licentie structuren van Microsoft, en dus ook met het licentiëren van Microsoft Exchange Server 2019. Wij kunnen uw organisatie helpen met onze ervaring, expertise en onafhankelijkheid. Wij zullen namelijk altijd de licentieregels toepassen in het belang van uw organisatie, en niet in het belang van Microsoft.  

Heeft u interesse en wilt u weten wat wij voor uw organisatie kunnen doen? Neem dan vandaag nog contact met ons op om er achter te komen hoe wij u kunnen helpen als het gaat om Microsoft Exchange Server 2019 licenties. Bij Q-advise zijn we honderd procent onafhankelijk en zullen we altijd in het belang van uw organisatie handelen.  

Kom in contact