Dit moet u weten over het Flexible Virtualization Benefit van Microsoft

In oktober 2022 heeft Microsoft belangrijke updates doorgevoerd in de manier waarop Windows Server gelicenseerd wordt, vooral met betrekking tot de licensering van virtuele machines (VM’s). Een sleutelonderdeel van deze update is de introductie van het Flexible Virtualization Benefit, een aanvulling op de voordelen van Software Assurance (SA). Deze vernieuwing zorgt voor aanzienlijk meer flexibiliteit en keuzemogelijkheden bij het opzetten en beheren van gevirtualiseerde omgevingen.

Het Flexible Virtualization Benefit maakt het mogelijk om uw gekwalificeerde licenties te gebruiken op servers van geautoriseerde outsourcers, ongeacht of deze exclusief voor u of voor meerdere klanten bedoeld zijn. Deze uitbreiding in licentierechten vereenvoudigt uw virtualisatieprocessen aanzienlijk en maakt het gebruik van Windows Server-licenties bij externe datacentra makkelijker en toegankelijker. Dit biedt alleen maar voordelen voor uw organisatie. 

Wat houdt het Flexible Virtualization Benefit precies in? 

Het Flexible Virtualization Benefit biedt u de mogelijkheid om uw licenties in te zetten op gedeelde servers. Deze servers zijn in beheer van erkende uitbesteders. Zij beheren servers die werklasten van meerdere klanten kunnen dragen, waardoor een flexibele en efficiënte gebruiksomgeving ontstaat. Elk softwareproduct dat u bezit, dat gelicenseerd is via een abonnementslicentie of met actieve Software Assurance, komt in aanmerking voor dit voordeel. 

Wanneer u besluit uw licenties over te dragen aan een geautoriseerde uitbesteder, maakt u gebruik van het Volume Licensing Service Center (VLSC) om toegang te krijgen tot de benodigde software en de sleutels. Vervolgens zorgt u zelf voor de installatie volgens de overeenkomstvoorwaarden met Microsoft, net alsof u de software op uw eigen servers zou installeren. 

Verschillende typen onder een abonnementslicentie 

Wist u dat er verschillende licenties onder een abonnementslicentie vallen? Dit zijn

  • Licenties die verkregen zijn door middel van een volumelicentieovereenkomst gebaseerd op abonnementen, zoals Open Value Subscription of een Enterprise Subscription Enrollment. 
  • Softwareabonnementen verkregen via CSP, bijvoorbeeld voor Windows Server of SQL Server. 
  • Gebruikersabonnementslicenties (User SL) voor producten als Microsoft 365 E3. 

Meer weten hoe dit uw organisatie kan beïnvloeden? Raadpleeg een licentie-expert van Q-Advise! 

Overzicht van aanbieders en uitbesteders 

Microsoft onderscheidt binnen de outsourcing twee soorten dienstverleners: “Listed Providers” en “Geautoriseerde Outsourcers”. De categorie Listed Providers bestaat uit hyperscale cloudproviders zoals Alibaba, Amazon, Google en Microsoft zelf. Geautoriseerde Uitbesteders zijn alle andere dienstverleners die niet onder de Listed Providers vallen en die geen Listed Provider gebruiken als hun datacenterprovider voor de aangeboden diensten. 

En nog goed om te weten: het gebruik van de term “geautoriseerd” wijst niet op een formeel autorisatieproces. Dit dient enkel als een aanduiding voor deze partners. 

Het belang van een goed licenseringsbeleid 

Een goed licenseringsbeleid zorgt ervoor dat u volledig gebruik kunt maken van de software waarvoor u betaalt, terwijl u tegelijkertijd voldoet aan de juridische vereisten. Het navigeren door de complexiteit van licentievoorwaarden en het vinden van de meest kostenefficiënte manier om software binnen uw organisatie te gebruiken, kan een uitdaging zijn. Het Flexible Virtualization Benefit en SPLA bieden hierin unieke mogelijkheden die, mits correct toegepast, niet alleen de efficiëntie kunnen verhogen maar ook aanzienlijke besparingen kunnen opleveren. Het is essentieel om regelmatig uw licentiestrategie te herzien en aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften, om zo altijd te profiteren van de beste licentievoorwaarden die Microsoft te bieden heeft. 

Softwarelicenties en speciaal toegewezen servers 

Speciaal toegewezen servers zijn computers die alleen door één klant worden gebruikt en worden beheerd door bedrijven die zich specialiseren in het hosten van deze servers. U kunt, net als op uw eigen computers, software installeren op deze speciale servers die worden aangeboden door bedrijven waarmee Microsoft een overeenkomst heeft, zonder dat u extra voor Software Assurance hoeft te betalen. Deze mogelijkheid om uw eigen software te gebruiken op externe servers was er al voor de updates die op 1 oktober 2022 doorgevoerd werden.

Als uw licenties actieve Software Assurance hebben en het recht op “License Mobility via SA” bevatten, kunt u deze licenties ook gebruiken op speciaal toegewezen servers. Om te weten welke van uw producten dit recht hebben, kunt u het beste de productvoorwaarden van Microsoft bekijken. Veelgebruikte producten die dit recht omvatten, zijn bijvoorbeeld SQL Server, Exchange Server en SharePoint Server. Belangrijke uitzonderingen hierop zijn Windows Server, Windows 11 en Office Professional Plus. Voor producten waarvoor u Cliënttoegangslicenties (CAL’s) nodig heeft, is het belangrijk dat de Software Assurance actief is op deze licenties. 

Het Flexibele Virtualisatievoordeel en SPLA 

Na de aankondigingen op 1 oktober 2022 zijn de licentiemodellen binnen het SPLA-programma ongewijzigd gebleven. Zo is er bijvoorbeeld geen nieuwe mogelijkheid geïntroduceerd om Windows Server per virtuele machine te licenseren. Dit is wel mogelijk met licenties verkregen door Software Assurance via Volume Licensing-programma’s of als softwareabonnementen via CSP. Hoewel veel Geautoriseerde Outsourcers ook SPLA-partners kunnen zijn, is het niet verplicht voor ze om een actieve SPLA-overeenkomst te bezitten. Degenen die zowel SPLA-partners als Geautoriseerde Outsourcers zijn zijn, bieden oplossingen gelicenseerd via SPLA en staan klanten toe om te profiteren van het Flexible Visualization Benefit. 

Zo kan een SPLA-partner besluiten om een server te licenseren met Windows Server SPLA-licenties en klanten de mogelijkheid geven om geschikte applicatielicenties mee te nemen. Dit maakt het mogelijk om producten zoals SQL Server of Microsoft 365 Apps voor bedrijven te draaien op virtuele machines met behulp van het Flexible Visualization Benefit. Maar, er is wel een belangrijke regel: deze partners kunnen niet een mix van SPLA-licenties en eigen meegebrachte licenties (BYOL) gebruiken op dezelfde server. Als ze voor SPLA kiezen, dan moet dat voor de hele server. Ze kunnen niet de ene helft van de server onder SPLA licenseren en dan de klant de andere helft laten vullen met eigen licenties. 

Waarom is het belangrijk om correct te licenseren? 

Het juist licenseren van Windows Server is essentieel om legaal en optimaal gebruik te maken van software in een zakelijke context. Door correct te licenseren, voldoet u aan de gebruiksvoorwaarden van Microsoft, krijgt u toegang tot de benodigde functionaliteiten en updates, en kunt u mogelijk kosten besparen door de licentie te kiezen die het beste bij uw behoeften past.

Daarnaast is het niet alleen een kwestie van juridische conformiteit, maar ook een belangrijke factor in het efficiënt en effectief benutten van technologische middelen binnen uw organisatie. Het naleven van Microsoft’s licentievoorwaarden beschermt u tegen mogelijke juridische complicaties en garandeert dat u volledige toegang heeft tot cruciale updates en support, essentieel voor het onderhouden van een veilige en betrouwbare IT-omgeving. 

Een strategische benadering van licensering biedt niet alleen compliance, maar kan ook leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door zorgvuldig te overwegen welke licenties uw organisatie echt nodig heeft, en hoe deze licenties het beste kunnen worden ingezet, kunt u overbodige uitgaven vermijden. 

Hoe kunt u slim licenseren? 

Voor het efficiënt beheren en minimaliseren van licentiekosten, zeker met Windows Server, is een doordachte strategie nodig. Hier volgen enkele strategieën die u kunnen helpen bij het realiseren van een kostenefficiënte licentiestructuur: 

  • Beoordeel wat uw organisatie precies nodig heeft. 
  • Overweeg om gebruik te maken van volumelicenties. 
  • Maak optimaal gebruik van de voordelen die Software Assurance biedt. 
  • Kies de editie en het licentiemodel dat het beste aansluit bij uw situatie. 
  • Evalueer regelmatig uw licenties en pas deze zo nodig aan. 
  • Zet hulpmiddelen en externe expertise in, zoals advies van licentiespecialisten of het gebruik van licentiebeheer- en optimalisatietools. 

Uw licentiebehoeften in kaart door Q-Advise 

Het is belangrijk om regelmatig uw licentiebehoeften te herzien. Naarmate uw organisatie groeit en evolueert, kunnen uw technologische behoeften veranderen. Door regelmatig te evalueren welke licenties u heeft, en hoe deze worden gebruikt, kunt u ervoor zorgen dat uw licensering altijd in lijn is met de behoeften van uw organisatie. Dit kan betekenen dat u overstapt op een ander licentiemodel of -editie die beter aansluit bij uw huidige situatie. 

Het inschakelen van externe experts is van onschatbare waarde in het navigeren van het complexe landschap van softwarelicenties. Experts kunnen niet alleen helpen bij het identificeren van de meest kosteneffectieve licentiestrategieën voor uw organisatie, maar kunnen ook ondersteuning bieden bij het beheer en de optimalisatie van uw licenties. Dit kan een belangrijke rol spelen in het maximaliseren van uw IT-investeringen en het waarborgen van de continuïteit van uw bedrijfsactiviteiten. Q-Advise helpt u hier graag mee.  

Kom in contact