De cloud mogelijkheden in Microsoft Enterprise Agreement?

Een Microsoft Enterprise Agreement (afgekort EA) is een overeenkomst tussen een bedrijf en Microsoft waarbij gedurende drie jaar software wordt afbetaald. Omdat het een lange termijn contract is, zijn deze overeenkomsten vooral bedoeld voor middelgrote tot grote organisaties die graag in grote volumes en over een langere periode een software licentie en cloud diensten willen afnemen. Doordat het een lange termijn contract is kunnen de kosten over het algemeen laag blijven in vergelijking met losse licenties aankopen. Helaas kunnen de kosten aardig oplopen als het beheer van de licenties onvoldoende aandacht krijgt. In dit artikel leggen we u uit wat er mogelijk is met cloud licenties in een Microsoft Enterprise Agreement. 

Welke cloud licenties vindt u in Microsoft EA? 

Onder Microsoft EA kunnen diverse licenties worden aangeschaft voor online diensten. In dit artikel zullen we 5 cloud licenties beschrijven. Later in dit artikel zullen we de diepte ingaan per cloud licentie, maar om de 5 cloud diensten alvast even kort uit te leggen zijn deze: 

Windows  Enterprise – Windows Enterprise werd oorspronkelijk ontworpen om de behoefte van grote en middelgrote organisaties door IT-professionals tegemoet te komen. Daarom vindt u in Windows 10 Enterprise geavanceerde bescherming tegen moderne cyberbedreigingen, gemakkelijke implementatie en update- en ondersteuningsopties terug. 

Microsoft 365 – Met de cloud licentie voor Microsoft 365 krijgt u toegang tot de volledig geïnstalleerde Microsoft Office apps, hieronder vallen natuurlijk Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Access en Publisher (Access en Publisher zijn alleen beschikbaar voor desktop). 

Office 365 – De naam doet het misschien al een beetje vermoeden maar Office 365 is een combinatie van de vertrouwde Microsoft Office toepassingen (Word, Outlook, Excel etc.) en een centrale opslag met geavanceerde beveiliging en back-up. Onder deze opslag vallen bijvoorbeeld: Exchange Online, Sharepoint Online en OneDrive for Business. 

Enterprise Mobility + Security – Microsoft Enterprise Mobility + Security (ook wel EMS genoemd) is een combinatie van diverse hulpmiddelen die binnen Azure beschikbaar zijn. Al deze hulpmiddelen samen zorgen ervoor dat de toegang tot uw belangrijke gegevens beter beveiligd wordt. 

Dynamics 365 – Dynamics 365 is Microsofts bundel van op de Cloud gebaseerde applicaties voor bedrijven. Binnen deze bundel zijn al Microsofts populaire on-premise oplossingen opnieuw ontworpen voor de business behoeften van de moderne tijd en ondergebracht in de Cloud. Deze bundel van marketing-, verkoop- en boekhoudproducten omvat apps op het gebied van Enterprise Resource Planning (ERP) en Customers Relationship Management (CRM) voor bedrijven in verschillende sectoren en formaten. 

Al deze diensten zijn gebaseerd op gebruikersabonnement licenties, die worden toegewezen aan individuele gebruikers. Ook belangrijk om te weten: licenties die aan het begin van het jaar worden toegevoegd, dienen vooraf betaald te worden over dat hele kalenderjaar. Midden in het jaar een licentie aanschaffen? Dat kan ook, dan wordt deze toegevoegd aan de “licentie reservering” en wordt deze een jaar later betaald op het jubileum. 

De diepte in: wat is er mogelijk met Windows 11 Enterprise in EA? 

Als u als bedrijf laptops aanschaft van Asus, Dell, HP of Microsoft is daar meestal vooraf al Windows Operating System (OS) op geïnstalleerd. Als u Windows 10 of 11 zakelijk wilt gebruiken, is de kans groot dat u Windows 10 Pro hebt geïnstalleerd op uw desktop of laptop. Windows 11 Enterprise is een add-on die boven op Windows 10 Pro geplaatst kan worden, met Windows 10 Enterprise heeft uw bedrijf extra voordelen op het gebied van beveiliging en beheer van uw gegevens. 

Windows 10 Enterprise in Microsoft 365 komt in twee uitvoeringen: Windows 10 E3 en Windows 10 E5. Zowel E3 als E5 nemen alle functies van Windows 10 Pro over en versterken deze als het ware. Windows 10 E5 heeft nog net wat meer opties dan Windows 10 E3 maar beide werken erg handig voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Zowel Windows 10 E3 en Windows 10 E5 zijn op twee manieren beschikbaar: 

  1. Windows Enterprise E3/E5 User SL: Deze add-on dient te worden toegevoegd over een laptop of desktop waar Windows 11 Pro al op is geïnstalleerd en in gebruik genomen is. Alleen gebruikers die dus Windows 11 Pro op hun apparaat hebben staan kunnen deze gebruiken.
  2. Windows VDA E3/E5 User SL: Met Windows VDA-licenties stelt Microsoft u in staat om Windows software te gebruiken op apparaten die hier geen licentie voor hebben. Elke medewerker in uw bedrijf kan hier dus gebruik van maken, ongeacht of hij/zij Windows 10 Pro heeft.

Een groot voordeel van Windows Enterprise is, is dat het u de mogelijkheid geeft om gebruik te maken van Windows virtual desktops. Nu denkt u misschien “Windows wat?”. Wij leggen het u uit: door middel van een virtuele desktop kunt u inloggen in de voor uw bekende desktop omgeving via een server. Al uw documenten, programma’s en besturingssystemen zijn dus niet langer apparaat gebonden, maar zijn te vinden op de server. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld ook op hun tablet of telefoon bij de documenten die zij nodig hebben. Deze virtuele desktop kan bijvoorbeeld gehost worden in Azure (heeft ook mogelijkheden voor Windows 10 en voorgaande versies, in een QMTH partner infrastructuur of in een VDI gehost door de klant. Jarenlang waren Citrix en Vmware de virtuele desktop specialisten. Met Microsot Azure zien we dat Microsoft aardig aan de weg aan het timmeren is op het gebied van virtual desktop. 

Microsoft 365 en Office 365: alle mogelijkheden op een rij 

Veruit de meest bekende oplossingen voor bedrijven die Microsoft aanbiedt zijn Microsoft 365 en Office 365. Ondanks de namen die op elkaar lijken, gaat het hier wel degelijk om twee verschillende oplossingen. Het is belangrijk om te weten dat deze twee oplossingen geen producten zijn;maar bundels. Office 365 is  het kleine broertje van Microsoft 365 en biedt een goed pakket aan voor bedrijven. Microsoft 365 daarentegen biedt  extra diensten aan op het vlak van beveiliging en apparaatbeheer.  

Office 365 

De naam van Office 365 komt, zoals u waarschijnlijk al vermoed, van het aantal dagen in een  

jaar. U kunt dan ook al deze dagen gebruikmaken van de diensten die het programma aanbiedt. Oké, handig.. Maar wat zijn dan de mogelijkheden van dat basispakket van Office 365?  

Office 365 is eigenlijk een pakket van verschillende programma’s en internetdiensten die gezamenlijk worden aangeboden voor één prijs. In dit pakket zijn een aantal programma’s te vinden die voor veel mensen al bekend zijn en gebruikt worden, zoals Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Excel en Microsoft Powerpoint. Eerder konden deze programma’s los gekocht worden en vervolgens gebruikt worden op meerdere apparaten. Dit kan nog steeds, maar het is daarnaast ook mogelijk om een pakket van deze producten te gebruiken voor een maandelijks bedrag.  

Er zijn verschillende pakketten die, logisch ook, verschillende programma’s aanbieden:

Exchange Online  Dit is de professionele e-mail service van Microsoft. Het verschil met “gewone” Outlook voor particulieren is dat dit programma helpt om uw informatie te beschermen met uitgebreide mogelijkheden. Zo worden al uw postvakken beveiligd door Anti-malware- en anti-spam filters en beveiligt een team van experts over de hele wereld uw Exchange Online dag en nacht zodat uw gegevens goed beschermd worden. Naast al deze geavanceerde functies voor beveiliging kunt u met Exchange Online ook efficiënter samenwerken binnen uw bedrijf. Zo kunt u collega’s autoriseren voor uw inbox, agenda, to do lists en contactpersonen. Exchange Online is flexibel, met een maandelijks abonnement is het makkelijk op of af te schalen. U betaalt voor wat u gebruikt.  
Sharepoint Online  Sharepoint wordt door bedrijven gebruikt om websites te maken. Sharepoint Online is namelijk een veilige plek voor het opslaan, ordenen en delen van gegevens vanaf diverse apparaten. Het enige wat u nodig heeft om gebruik te maken van Sharepoint is een webbrowser, zoals Google Chrome of Microsoft Edge. 
OneDrive voor bedrijven  OneDrive voor bedrijven is één van de meest gebruikte diensten van Microsoft. En dat is niet voor niks, met dit programma kunt u namelijk al uw persoonlijke en gedeelde werkbestanden vanaf al uw apparaten opslaan, openen en bewerken in Office 365 (inclusief Microsoft Teams). Extra handig: bewerkingen die u offline uitvoert worden automatisch geüpload zodra u weer online bent.  
Microsoft 365 Apps voor ondernemingen  Dit programma voorziet uw bedrijf van Microsoft 365-desktop-apps én 1 TB cloudopslag in OneDrive. Microsoft garandeert dat deze apps altijd up-to-date zijn en dat nieuwe functionaliteiten maandelijks kunnen worden toegevoegd.  

Voor deze programma’s is het mogelijk om verschillende licenties aan te schaffen: E1, E3, E5 en F3. De “E” voor het cijfer staat voor Enterprise en deze licenties zijn bedoeld voor de zakelijke gebruiker . Maar wat is het verschil?  

Office 365 E1 is de goedkoopste licentie. Binnen E1 ontvangt u de webversies van Office-applicaties. Hieronder vallen Excel, Word, Outlook, Powerpoint, Publisher en OneNote. Let wel op, het gaat hier echt om de webversies. Het E1-plan staat de installatie van applicaties op apparaten niet toe. Daarom is een constante en veilige internetverbinding nodig om dit plan voor uw bedrijf te gebruiken.  

Office 365 E3 is ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven die wat meer opslagruimte nodig hebben. Deze licentie biedt (naast alles wat E1 ook biedt) een betere beveiliging, meer mailbox opslag en de Office-desktop suite.  

Office 365 E5 is speciaal ontworpen voor grotere ondernemingen. Dit uitgebreide plan is een combinatie van E1 en E3, maar omvat ook nog tools voor audio conferenties en nog geavanceerdere beveiligings functies.  

Microsoft 365 F3 is speciaal ontworpen om frontlijn medewerkers te helpen door middel van een geïntegreerd platform voor snelle en simpele communicatie en goede beveiliging.
 

Microsoft 365 

Microsoft 365 combineert de productiviteit van Office 365 met twee verbeteringen: geavanceerde beveiliging en apparaatbeheer.  

Geavanceerde beveiliging 

Naast de standaard beveiliging die te vinden is in de pakketten van Office 365, kunt u met Microsoft 365 een aantal extra beveiligingsmaatregelen nemen. Zo bevat Microsoft 365 onder andere de volgende geavanceerde beveiligingsdiensten:  

  • Office 365 Advanced Threat Protection (ATP): deze optie zorgt ervoor dat uw apparaat extra beschermd wordt tegen onveilige bijlagen en links, phishing en geavanceerde malware.  
  • Information Rights Management (IRM): met deze oplossing kunt u beperkingen opleggen om uw bedrijfsdocumenten nog beter te beschermen, zoals bijvoorbeeld “niet doorsturen” of “niet kopiëren”.  
  • Windows Defender: hiermee kunt u Windows 11 apparaten beschermen tegen spyware, virussen en andere eventueel schadelijke software.  
  • Exchange Online Archiving: met deze Microsoft oplossing kunt u voorkomen dat u belangrijke e-mails verliest. Het enige wat u hoeft te doen is onbeperkte archivering en lange termijn behoud in te schakelen.  

Apparaatbeheer 

De apparaatbeheer oplossing van Microsoft 365 kan erg nuttig zijn voor uw bedrijf. Door gebruik te maken van apparaatbeheer software, kunt u namelijk alle apparaten (zowel mobiel als desktop) van uw medewerkers centraal beheren. Microsoft 365 bevat standaard een aantal apparaatbeheer diensten van Microsoft: Intune Device Management en Intune App Protection.  

Ook interessant om te weten over Microsoft 365 is dat Windows 11 is inbegrepen in deze licentie. Ondersteunde professionele Windows versies kunnen zonder kosten geüpgraded worden naar Windows 11. Hierdoor kunnen alle apparaten met Microsoft 365 zo goed mogelijk profiteren van het programma.  

Enterprise Mobility + Security is mobieler en beter beveiligd werken 

We leven in een wereld die steeds mobieler wordt, de behoefte aan thuis- en remote werken is nog nooit zo groot geweest. Microsoft speelt in op deze behoefte met hun Enterprise Mobility + Security (EMS) programma. Het idee achter EMS is het aanbieden van beheertools die het mogelijk maken om mobiele gebruikers en data beter te beschermen. Dit doet EMS onder andere door de identiteit van gebruikers beter te laten beschermen en beheren en door data te beveiligen.  

EMS wordt ook wel een suite genoemd en dat is niet voor niks. Het bestaat namelijk uit verschillende producten die binnen Azure beschikbaar zijn, waarvan een deel ook los aan te schaffen is. Zo kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van Azure Active Directory Premium Plan, Azure Information Protection Premium Plan, Microsoft Intune, Microsoft Cloud App Security, Microsoft Defender for Identity Suites.  

Ook voor EMS geldt dat er verschillende licenties beschikbaar zijn. In het geval van EMS gaat het om de licenties EMS E3 en EMS E5. EMS E5 en EMS E3 lijken erg op elkaar, maar EMS E5 is  uitgebreider op het gebied van mobiele beveiliging, mobiel apparaatbeheer en dataverlies preventie.  

Dynamics 365 – ondersteuning voor de groei van uw organisatie 

In een nog niet zo’n ver verleden kocht u een Enterprise Resource Planning (ERP) oplossing bij leverancier A en een Customer Relationship Management (CRM) oplossing bij leverancier B. Het onderhoud en gebruik van beide pakketten was vaak duur en onhandig. Microsoft bedacht hier een oplossing voor: Dynamics 365.  

Dynamics 365 bevat bedrijfssoftware in de cloud in de vorm van applicaties. Deze applicaties zijn gebaseerd op ERP en CRM en gemakkelijk te integreren in de tools die u dagelijks in uw bedrijf gebruikt, zoals Office 365. Dynamics 365 is gebaseerd op de volgende applicaties:  

  • CRM applicaties: Sales Professional/Enterprise, Klantenservice Professional/Enterprise, Field Service, Team Members 
  • ERP applicaties: Financiën, Supply Chain Management (logistiek), Commerce, Human Resources, Project Operaties, Team Members 

Ook Microsoft cloud licenties gebruiken in uw bedrijf?  

Bij Q-Advise zijn we gespecialiseerd in het leveren van een reeks onafhankelijke Microsoft-diensten. Deze diensten zijn op maat gemaakt om bedrijven zoals het uwe te helpen een weloverwogen keuze te maken tussen uw huidige en toekomstige Microsoft EA licentiepositie met zowel cloud producten als on-premise producten. 

Met onze onafhankelijkheid, expertise en jarenlange ervaring kunnen wij u begeleiden bij het proces van interne audit tot en met de contractonderhandeling, zodat u optimaal presteert en uw bedrijfsdoelstellingen behaalt met uw Microsoft producten. 

Neem vandaag nog contact met ons op om er achter te komen welke licentiestructuren en cloud services het beste passen binnen uw organisatie. We helpen u onafhankelijk en passen de licentieregels toe in uw belang. Benut ons onafhankelijk Microsoft expertise in uw voordeel met helder advies en grote besparingen tot gevolg. 

Kom in contact