De allerbelangrijkste zaken wat u moet weten over Microsoft Enterprise Agreement in 2024 en 2025

De impact van technologie op ons dagelijks leven wordt steeds groter, zowel thuis als op het werk. De ontwikkelingen volgen elkaar sneller op, en of u nou wilt of niet, u zult mee moeten in de ‘digitale revolutie’. Hoe sneller u in uw organisatie de nieuwe technologie adopteert, hoe beter u kunt inspelen op toekomstige uitdagingen en kansen. Om als bedrijf mee te kunnen doen met deze zogeheten digitale revolutie, is de inzet van de cloud noodzakelijk.  

Maar hoe schaft u dan zo’n ‘cloud’ aan? Wij zien dat de meeste grote organisaties voor Microsoft kiezen als het gaat om het licentiëren van een cloud. Microsoft biedt namelijk een volume licentieprogramma aan dat speciaal bedoeld is voor grote organisaties: Microsoft Enterprise Agreement. In dit artikel vertellen wij u alles wat u moet weten over Microsoft Enterprise Agreement.  

Wat is Microsoft Enterprise Agreement (EA)? 

Microsoft Enterprise Agreement, vaak afgekort tot Microsoft EA, is een overeenkomst die Microsoft speciaal heeft ontwikkeld voor organisaties met meer dan vijfhonderd apparaten of gebruikers die Microsoft software en/of clouddiensten voor een periode van drie jaar willen licentiëren. Het handige aan deze overeenkomst is dat organisaties met EA cloud- en softwarediensten kunnen aanschaffen via dezelfde overeenkomst, in plaats van voor elk product of dienst een afzonderlijke licentie aan te moeten schaffen. Microsoft wil met EA graag het aankoopproces van organisaties vereenvoudigen en het gemakkelijk maken om software licenties te beheren.  

Kan uw organisatie een Microsoft Enterprise Agreement afsluiten?  

Microsoft heeft wel een aantal voorwaarden gesteld aan Microsoft EA. Zo moet een organisatie minstens 500 apparaten of gebruikers hebben voor ze een Enterprise Agreement kunnen afsluiten. De enige uitzondering die hierop geldt zijn publieke bedrijven (zoals overheidsinstanties), zij moeten minstens 250 apparaten of gebruikers hebben.  

Hoe werkt Microsoft Enterprise Agreement? 

Het uitgangspunt van iedere Microsoft Enterprise Agreement is een MBSA (Microsoft Business en dienstenovereenkomst). Deze MBSA is eigenlijk een soort overkoepelende overeenkomst waaronder een EA zit. De MBSA overeenkomst wordt getekend door een organisatie en door Microsoft zelf en bevat algemene voorwaarden van hoog niveau. Als de MBSA is ondertekend, kan een organisatie er meerdere overeenkomsten onder plaatsen.  

Microsoft EA vs Microsoft EAS 

Als u een beetje onderzoek heeft gedaan naar Microsoft overeenkomsten, heeft u waarschijnlijk gezien dat een Microsoft Enterprise Agreement op twee manieren aan te schaffen is: 

  1. Microsoft Enterprise Agreement (EA): eeuwigdurende licenties plus onderhoud gedurende drie jaar.  
  2. Microsoft Enterprise Subscription Agreement (EAS): abonnementsvorm.  

Maar wat is dan precies het verschil tussen deze twee overeenkomsten? Het verschil zit hem het meeste in wat u overhoudt na de drie jaar, als uw overeenkomst met Microsoft is afgelopen. Met Microsoft EA behoudt u de licenties aangeschaft onder de overeenkomst voor altijd, alleen uw software onderhoud vervalt (deze kunt u echter wel nogmaals met drie jaar verlengen). Met Microsoft EAS houdt u aan het einde van de drie jaar niets over. Als u de ‘gehuurde’ licenties wilt behouden, heeft u een ‘afkoop’ optie. Ook kunt u dit abonnement nog eens verlengen met drie jaar.  

Microsoft Enterprise Enrollment 

Het ondertekenen van een Microsoft Enterprise Agreement alleen is niet voldoende om daadwerkelijk licenties te verkrijgen. Een Microsoft Enterprise Agreement is namelijk pas compleet en geldig als er tenminste één soort Microsoft Enterprise Enrollment onder hangt. Op dit moment zijn er twee soorten enrollments: 

  1. Microsoft Enterprise Enrollment (met ook een abonnement optie via Microsoft Enterprise Subscription Enrollment).  
  2. Server en Cloud Enrollment, gericht op server producten en Microsoft Azure.  

Om het niet nog ingewikkelder voor u te maken gaan we in dit artikel alleen in op het meest gebruikte type enrollment in de Microsoft Enterprise Agreement: Microsoft Enterprise Enrollment. In deze enrollment kunt u alle zakelijke Microsoft producten en diensten opnemen die u nodig heeft.  

Producten en diensten Microsoft Enterprise Enrollment 

De basis van Microsoft Enterprise Enrollment is traditioneel: met on premise licenties en een cloud platform.  

On premise licenties 

On premise licenties zijn te vinden via het traditionele platform: de Professional Desktop. Deze bevatten:  

  • Windows Enterprise E/E5 of VDA 
  • Office Professional Plus 
  • Core CAL, deze bevat: Windows Server CAL, Microsoft Exchange Server Standard CAL, Microsoft Sharepoint Server Standard CAL, Microsoft Skype for Business Server Standard CAL en Microsoft System Center Configuration Manager Client Management License.  
  • In plaats van Core CAL kan ook Enterprise CAL gebruikt worden. De Enterprise CAL omvat dezelfde componenten als de Core CAL suite, met extra toevoegingen: Sharepoint Server Enterprise CAL, Skype for Business Server Enterprise CAL, Exchange Online Archiving for Exchange Server en Windows Server AD Rights Management Services CAL.  

Voor al deze licenties die in EA beschikbaar zijn geldt dat ze versie onafhankelijk zijn, dit betekent dat gedurende de overeenkomst van drie jaar elke gewenste versie geïnstalleerd mag worden. Verkiest u bijvoorbeeld Windows 10 over Windows 11? Dan kunt u Windows 10 installeren.  

Additionele producten en diensten
Naast deze on premise licenties van het Professional Desktop platform is het ook mogelijk om nog additionele producten en diensten aan te schaffen, zoals Project, Visio of Exchange Server. Voor deze additionele producten en diensten geldt niet de verplichting dat deze voor alle apparaten of gebruikers in de onderneming moeten worden aangeschaft. 

Cloud Platform 

Naast on premise licenties kunt u ook cloud componenten aanschaffen voor uw organisatie. Een volledig cloud platform omvat de volgende drie componenten: Office 365 E5/E3, Windows Enterprise E5/E3 of VDA en Enterprise Mobility & Security E5/E3.  

Deze drie componenten zijn beschikbaar in een zogeheten bundel: Microsoft 365 E5 of Microsoft 365 E3. In Microsoft 365 E5 vindt u alle E5 varianten van de componenten en in Microsoft 365 E3 vindt u alle E3 varianten van de componenten. Als u kiest voor een Enterprise Agreement met als basis alleen cloud componenten, dan heeft uw organisatie geen afnameverplichting voor gebruikers, mits wel wordt voldaan aan het minimum van vijfhonderd subscriptions.  

Met welke apparaten heb ik toegang tot Microsoft EA? 

Zoals net al even genoemd stelt Microsoft als eis dat een organisatie 500+ apparaten of gebruikers moet hebben alvorens zij een Microsoft Enterprise Agreement mogen afsluiten. Veel organisaties gaan hierin zoeken naar mazen in de wet en vragen zich af “maar met welke apparaten heb ik dan toegang tot Microsoft EA?”  

U heeft toegang tot Microsoft EA met deze apparaten: 

  • Een persoonlijke desktop computer, laptop, of ander apparaat dat kan draaien op de Windows besturingssysteem omgeving.  
  • Elk apparaat dat gebruikt kan worden om toegang te krijgen tot een virtuele desktop infrastructuur.  

De volgende uitzonderingen gelden op deze regels: 

  • Een PC die als server wordt gebruikt 
  • Een apparaat uit de branche/sector 
  • Een onbeheerd apparaat 

Wat gebeurt er als de overeenkomst na 3 jaar eindigt? 

Of u nu kiest voor een Microsoft Enterprise Agreement (EA) of Microsoft Enterprise Subscription Agreement (EAS), na drie jaar lopen deze af. Wat dan? Wij leggen het u uit! 

Microsoft Enterprise Agreement (standaard, geen abonnement): gedurende de drie jaar heeft u netjes betaald voor de licenties en het onderhoud in drie jaarlijkse betalingen. Als de drie jaar is afgelopen: 

  • Behoudt u eeuwigdurend de licenties – deze zijn voor altijd van u.  
  • Stopt uw onderhoud (Software Assurance). Deze kan u eventueel nogmaals met drie jaar verlengen.  
  • Heeft u nieuwe licenties nodig? Dan kunt u weer een nieuwe EA afsluiten.  

Microsoft Enterprise Subscription Agreement (abonnement): gedurende de drie jaar heeft u jaarlijks abonnementskosten betaald. Na deze drie jaar heeft u niets meer. Mocht u de licenties willen behouden, dan krijgt u van Microsoft een ’afkoop’-optie. De kans is groot dat als u heeft gekozen voor een Microsoft Enterprise abonnement, u deze voor nog eens drie jaar wilt verlengen. Maar let hierbij wel op: het verlengen van een Microsoft Enterprise Agreement levert vaak geen commerciële voordelen op. Het is vaak voordeliger om eerst opnieuw met Microsoft te onderhandelen.  

Hulp nodig bij uw Microsoft Enterprise Agreement? 

Wellicht heeft u na het lezen van dit artikel nog specifieke vragen over Microsoft Enterprise Agreement in relatie tot uw organisatie. Dat snappen wij, niet elke organisatie is hetzelfde en een Microsoft Enterprise Agreement zal dus bij elke organisatie anders ingekleed worden.  

Bij Q-Advise hebben wij inmiddels jarenlange ervaring met het leveren van diverse betrouwbare en onafhankelijke Microsoft diensten. Zo kunnen wij uw organisatie met onze ervaring, onafhankelijkheid en expertise begeleiden bij het sluiten van een Microsoft Enterprise Agreement. 

Bent u benieuwd naar wat we voor uw organisatie kunnen doen? Neem dan vandaag nog contact met ons op om er achter te komen hoe wij u kunnen helpen als het gaat om Microsoft Enterprise Agreements. Q-Advise is honderd procent onafhankelijk en zal altijd de licentieregels in het belang van uw organisatie toepassen, en niet in het belang van Microsoft.  

Kom in contact